多场所认证管理要求

1 目的

明确多场所的理解、可能的多场所和多场所抽样的原则，对多场所组织的评定、多场所的抽样审核、多场所的审核时间、多场所组织及各多场所在认证证书的表达进行规定，满足CNAS-CC01:2015《管理体系认证机构要求》、CNAS-CC11：2018《基于抽样的多场所认证》等的要求。

2 范围

本管理要求适用认证公司各认证领域对多场所组织认证申请的评审受理、认证审核、认证评定及认证证书表达。

3 定义

3.1 场所

场所是指组织实施活动或提供服务的常设地点。

3.2 临时场所

临时场所是组织为在有限的时期内进行特定工作或服务而设立的，且不会成为常设场所的场所（例如施工现场）。

3.3 新增场所

在认证范围内的场所外增加的场所或一组场所。

3.4 多场所组织

多场所组织是指组织有一个确定的中心职能机构（以下称作中心办公室，但不一定是组织的总部）来策划、控制或管理某些活动，并且有一个由地方办公室或分支（即场所）组成的网络来实施（或部分实施）这些活动。

注1：多场所组织可有多个法律实体，但全部场所与总部有法律或合同上的联系；

注2：属于一个共同的管理体系；

注3：总部及各场所进行了统一的内审、管理评审，中心办公室有权要求各场所在必要时采取纠正措施。

4 职责

4.1 市场部负责确定申请认证的组织是否为多场所组织，并要求被审核方提交临时/多场所清单；

4.2 审核部根据被审核方确认的临时/多场所清单，进行审核方案策划并确定审核员时间。将相关信息传递给审核组，审核组负责按多场所组织审核要求实施审核。

4.3 认证决定人员负责依据多场所组织认证要求评审全部认证审核资料，并做出认证决定。

5  要求

5.1 多场所的判定

5.1.1 判定原则

5.1.1.1全部场所提供的产品、服务本质上应是同一种类，应基本上按相同的方法和程序生产。

5.1.1.2有证据表明组织总部已按照审核标准建立了管理体系，并且整个组织满足标准要求，其中应包括对相关的法规的考虑。

5.1.1.3组织的管理体系应按集中控制计划进行统一管理并接受总部的管理评审。全部相关场所（包括中心管理职能）在接受认证机构的审核前应按照组织的内部审核方案进行了审核。

5.1.1.4 组织有能力从包括总部和它的行政管理机构在内的全部场所收集和分析数据（包括：体系文件和体系变化、管理评审、投诉、纠正措施的评价、内部审核策划和结果评价、环境因素/危险源的变化和关联影响、不同的法律要求等），并证明其在需要时有权力和能力进行组织变更。

5.1.2 可能有下列固定多场所的组织（不限于此）：

5.1.2.1组织的分支-----例如：集团下属公司、勘察分公司（勘察分院）、设计分院、研究分院；

5.1.2.2具有相同产品实现和服务提供过程的分厂、分车间、分队、分站等；

5.1.2.3销售网络（商业连锁店）；

5.1.2.4制造企业的销售网络；

5.1.2.5物业管理的项目；

5.1.2.6特许经营组织；

5.1.2.7服务性组织的固定服务网----供热、供汽、供电、电梯运行；

5.1.2.8金融组织的分支----如分理处、储蓄所等。

5.1.3 可能有下列临时多场所的组织（不限于此）：

5.1.3.1建设、安装/组装/维修临时现场；

5.1.3.2建设、安装监理项目；

5.1.3.3工程勘察、地质勘察/勘测项目；

5.1.3.4房地产开发项目；

5.1.3.5石油测井、固井、录井现场；

5.1.3.6楼宇智能化施工现场；

5.1.3.7服务性组织的临时服务网—供热、供汽、供电、电梯运行。

5.1.3.8交通运输线路；

5.1.3.9旅游线路。

5.2 多场所组织的认证的实施

5.2.1 答复询问

市场部在接到客户的询问时，应将多现场审核的条件、抽样原则、收费、认证范围及其他有关信息通告组织；

5.2.2 合同评审

5.2.2.1市场部/审核部/合同评审人员在合同评审时应充分识别申请组织存在的多场所和有无临时场所，并在合同评审记录中予以明确，并将组织的信息及“多场所申请表”或“临时场所/项目申请表”传递审核组。另外还应注意：

行业范围和识别申请组织的管理体系所覆盖的活动的复杂性和规模以及各现场之间的差别；

—组织的总部作为实施认证的合同方，各场所管理体系实施存在的差异，如不同的活动、合同和法规的要求；

—组织的临时现场情况；

—对拟申请认证的活动所涉及的所有现场不准备同时进行认证时，合同评审时应在记录中注明证书范围内的现场名称。

5.2.2.2多场所组织的认证申请人在提出认证申请时应按要求如实填报“多场所申请表”或“临时场所/项目申请表”，如有漏报项目，应在现场审核之前及时向审核部补报，如确认漏报项目已影响到审核结论的客观性、有效性，认证公司将保留补充审核、撤消认证证书等措施的权利；

5.2.2.3审核项目管理人员应根据场所所处位置、抽样原则等，合理策划含有多场所/临时场所组织的审核人日。在实施抽样方案时，只要有抽样准则中的任何一方面未得到满足，均不能以抽样的方法实施评定；

5.2.2.4当申请方要求发放子证书时，应在申请时明确提出要求。市场部/审核部/合同评审人员在合同评审时应识别此需求信息，并传递至审核组。

5.3 审核的实施  

5.3.1 审核计划和准备

5.3.1.1审核部根据合同评审的结果、抽样准则的要求，确定抽样和总人日数；

5.3.1.2通知审核组长、成员和申请组织；

5.3.1.3必要时可进行初访或预审核，

5.3.2 文件和一阶段的审查

5.3.2.1文件审查时应注意须符合从总部扩展至各现场的要求；

5.3.2.2各现场的文件应与总部的要求协调一致；

5.3.2.3是否进行过统一的管理评审和执行总部的内审方案；

5.3.3多场所/临时抽样审核的原则

5.3.3.1多场所组织的各场所的产品/服务属于同一类（一般情况下为相同专业小类），且产品实现过程和服务提供/环境因素及影响/职业健康安全危险源及风险基本上相同，可现场抽样, 审核项目策划人员应记录进行多场所抽样审核理由和保存每次多场所抽样的记录。如果不同场所提供的产品/服务及其实现过程不属同一专业小类，产品实现过程和服务提供/环境因素及影响/职业健康安全危险源及风险不同，应分别对这样的场所进行审核。如果要缩减对每个场所正常的全面审核，应由审核部提出申请和理由，报管理者代表批准。

5.3.3.2多场所组织的各场所按小类抽样，即同一小类的场所可一起计算场所总数，不同小类的场所要分开计算现场总数；。加组织分支具有多层次时(如:总部/国家分部/地区分部/地方分部),各层次都要满足抽样量要求。

5.3.3.3抽样要覆盖审核范围中的产品、活动和场所。对于OHSMS覆盖多个场所的情况，应基于与活动和过程的性质相关的OHSMS风险程度的评价，确定认证范围内的每个场所可否抽样。上述决定的理由，对每个场所的审核时间计算和访问的频次应基于附录B中第B.10条的要求，应为每个客户记录在案。

如果有多个场所没有涵盖相同的活动、过程及OHSMS风险，抽样不适用。

虽然一个场所与其他场所有类似的过程或制造类似的产品，但认证机构应考虑每个场所的业务活动（技术、设备、使用和存储的危险材料的数量、工作环境、场所等）之间的差异。

当允许抽样时，认证机构应确保将被审核的场所样本具有被审核组织现存的过程、活动和OHSMS风险的代表性。

组织的OHSMS覆盖的临时场所应以抽样方式进行审核，为管理体系运行和有效性提供证据。

监督审核如实在无审核范围中相关产品和活动的场所，可以审核一年之内客观证据的资料，审核结果必须在检查表上详细记录。

5.3.3.4增加一组新场所时，应独立确定样本量。以后的监督审核和再认证再与原来的场所一同抽样。

5.3.3.5每次审核、包括监督审核和再认证审核都必须对总部和最高管理层进行审核。

5.3.3.6现场的选择不一定在审核计划编制时完成，也可以在现场审核时确定。任何情况下，均应通知被审核方总部被抽样的现场，以便有足够的审核准备时间。

5.3.3.7作为受审核方全部活动的评价，临时多场所的审核（包括抽样原则）与固定多场所相同。

5.3.3.8当新的现场需要追加到已认证的多现场网络时，每批新现场都应视为独立的一组确定样本量。在认证证书包括新现场后，往后的监督和再认证，应将新增加的现场数加上以前的现场数来确定样本量。

5.3.4 多场所抽样样本的选择

样本的选择应具有代表性和包含随机抽样的成分。25%的样本应以随机的方式进行抽取；在选取剩下的样本时宜考虑到下面条款的规定（但不限于以下方面），并使在证书有效期内选择的场所之间具有尽可能大的差别。

● 内部现场审核和管理评审或以往认证审核的结果；

● 投诉记录以及纠正措施和预防措施的其他相关方面；

● 各场所在规模上的显著差异；

● 在倒班安排和工作程序上的差异；

● 场所的管理体系和过程的复杂程度；

● 上次认证审核以来的变化；

● 管理体系的成熟度和组织的理解程度；

● 对于环境管理体系，考虑环境问题和环境因素及其关联影响的程度；

● 文化、语言和法律法规方面的差异；

● 地理位置的分散程度。

5.3.5 多场所抽样的样本量

每次审核抽样的场所的最低数量为：

5.3.5.1初审：样本应当为现场数量的平方根（Y=√X）取整到上界的整数。

5.3.5.2监督审核：每年度的样本应当为现场数量的平方根乘以系数0.6（Y=0.6√X）后取整数。

5.3.5.3再认证：样本数应与初审相同，如果体系在三年获证期间被证明是有效率的，样本量可减少至现场数量的平方根乘以系数0.8（Y=0.8√X）取整至上界的整数，总部每次必须审核。

5.3.6 多场所抽样的样本量也应根据体系所覆盖活动的风险分析结果增加或减少5.3.4条款的样本量（Y）。考虑风险因素的样本量（Q）的计算公式为：Q=KY，K为风险系数，Q取整至上界；风险系数的确定具体见附件1的内容。

如果对拟认证或获证管理体系涵盖的活动进行风险分析，发现有涉及下列因素的特殊情况时，宜增加抽样的数量或频率：

● 场所的规模和员工的数量（例如一个场所的员工超过 50 名）；

● 活动和管理体系的复杂程度和风险水平；

● 工作方式的差异（例如进行倒班）；

● 所从事活动的差异；

● 对于环境管理体系，环境因素及其关联影响的重要性和程度；

● 投诉记录，以及纠正措施和预防措施的其他相关方面；

● 与跨国经营有关的任何方面；

● 内部审核和管理评审的结果。

5.3.7多场所审核时间

5.3.7.1审核方案策划人员/审核组应根据每个场所的具体情况合理分配各场所的审核时间。

5.3.7.2审核方案策划人员/审核组应依据《审核活动工作人日管理要求》，对每个场所（包括中心办公室）计算人日数。

5.3.7.3如果中心办公室和（或）分场所不适用标准的某些条款，可以考虑减少人日数，但进行大多数过程或关键过程的场所的人日数不能减少。审核方案策划人员应记录减少人日数的理由。

5.3.7.4 初次审核和监督所用的总时间为用在每个场所和中心办公室的时间之和，而且绝不宜少于将所有的工作都集中到一个场所进行（即组织的所有员工都在同一个场所）时根据运作的规模和复杂程度计算出的审核时间。

5.3.8 多场所组织的总部及整个网络的认证审核/监督审核，应由同一审核组同一名审核组长完成。特殊情况下由多个审核组参与审核时，应由审核部确定一名审核组长负责汇总各审核组的审核发现，进行纠正措施跟踪验证，并最终提交综合的审核报告；

5.3.9 如抽样的场所总数与项目清单不一致，要在计划中说明。

5.4 不合格项的处理与跟踪

5.4.1审核组长对单独的现场的审核发现，应调查其他现场是否受到影响，是否是整个体系的缺陷。如果是，应要求组织在总部和所有现场采取纠正措施；如果不是，应要求组织说明其影响的有限度，可只在该现场采取后续的措施；

5.4.2审核组长应要求组织提供采取措施的证据，必要时提高监督的频次和（或）样本数量，直到确信被审核方已重新建立了控制。

5.5 资料审查和认证决定

5.5.1资料审查组应对审核资料的完整性进行审查；

5.5.2技术委员会在做认证决定时，发现任何一个现场仍存在不合格未关闭，应拒绝向整个网络颁发证书，直到组织采取令人满意的纠正措施为止。

5.5.3不允许组织为了克服由单一场所存在的不符合造成的认证障碍，在认证过程中力图把有“问题”的场所排除在认证范围之外。

5.6 多场所组织的认证文件管理

5.6.1 如果审核组对认证范围内的每个场所都进行了审核，或使用本文件规定的抽样方法对认证范围内的场所进行了审核，那么公司颁发的认证文件可以覆盖认证范围内的每个场所。

5.6.2 认证文件应包含组织中心办公室的名称和地址，以及该认证文件涉及的所有场所的清单。认证文件的范围或文件上的其他索引信息应明确由清单中的多场所网络实施的获证活动。如果场所的认证范围只是整个组织认证范围的一部分，认证文件应明确说明每个场所的适用范围。如果认证范围包含临时场所，认证文件中应注明该场所为临时场所；

5.6.3 公司可以为组织认证范围内的每个场所颁发认证文件（子证书），但前提条件是每个场所的认证文件应含有相同的范围，或该范围的一个分范围，并应明确地引用主认证文件。子证书应清楚地引用主认证证书编号，即在主认证证书编号后加“－1、－2、－3、……”来表示子证书编号；

5.6.4 如果组织的中心办公室或任何场所不满足保持认证的必要条件，公司应撤销所有认证文件；

5.6.5 公司应保持获证组织场所的最新清单。为做到这一点，公司应要求获证组织在关闭认证所覆盖的任何场所时告知本公司。获证组织未能提供上述信息，将被认为是误用认证标志；

5.6.6 监督审核和再认证时要对组织已关闭的场所和增加的场所（不包括临时场所）在“证书确认单”中向认证决定人员说明，并附上增加的多场所的情况说明，内容包括名称、地址（区域）、产品和基本过程，以更改证书或证书附件的表达（添加新增加的场所，取消已关闭的场所）。

附件 1：                      

多场所风险系数

质量管理体系多场所抽样的风险系数（K）

环境管理体系多场所抽样的风险系数（K）

· 环境因素复杂程度等级为“低级”的认证项目，抽样量的风险系数K=1

· 环境因素复杂程度等级为“中级”的认证项目，抽样量的风险系数K=1.1

· 环境因素复杂程度等级为“高级”的认证项目，抽样量的风险系数K=1.2

· 环境因素复杂程度等级为“有限”的认证项目，抽样量的风险系数K=0.7